Ablauforganisation

Die Einhaltung gesetzlicher Pflichten oder vertraglicher Regelungen bedarf einer entsprechenden Umsetzungsplanung, der sogenannten Ablauforganisation. Beispielhaft soll dieses an der Koordination des Einsatzes von Fremdfirmen verdeutlicht werden.

§ 8 Abs. 2 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) fordert verbindlich ein, dass sich der Arbeitgeber je nach Art der Tätigkeit vergewissern muss, dass Beschäftigte anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb, angemessene Anweisungen erhalten haben.

Vergewissern ist eine Umschreibung für positive Kenntnis, also das verbriefte Wissen der tatsächlichen Pflichterfüllung. Ein “ich habe gedacht, dass das gemacht wird“ ist zu wenig.

Wie sieht die Ablauforganisation aus? Wie sind also die Abläufe im Zusammenhang mit der Fremdfirmenkoordination zu organisieren/strukturieren?

Als äußerst hilfreich ist hier die Strukturierungsvorgabe der DGUV Information 215-830 „Zusammenarbeit von Unternehmen im Rahmen von Werkverträgen“, ehemals BGI 865, zu nennen. Hiernach beginnt der Koordinierungsprozess mit der Auswahl der Fremdfirma, die sich an den Kriterien der Fachkunde und der Zuverlässigkeit auszurichten hat. Sodann werden dieser Firma, die für den Betrieb des Auftraggebers geltenden Arbeitsschutzbestimmungen nachweislich übergeben und zum Regelungsinhalt der Beauftragung gemacht. Der nächstfolgende Schritt befasst sich mit der Benennung und Bestellung der Auftragsverantwortlichen auf der Seite des Auftraggebers und des Auftragnehmers. Weitere Aspekte des sicherheitsorientierten Miteinanders sind dann die Einweisung, die Ermittlung wechselseitig gegebener Gefährdungen, die etwaig erforderliche Bestellung von koordinierenden oder sogar Aufsicht führenden Personen. Die Konkretisierung des „Vergewisserns“ erfolgt dann durch entsprechende Kontrollmaßnahmen, die zu dokumentieren sind und schließt somit die erfolgreiche Gestaltung der Ablaufprozesse “Fremdfirmenkoordination“ ab.

Neben dem vorangestellten Beispiel sind noch weitere Ablauforganisationen / Ablaufstrukturen zu systematisieren und auf der Basis von im Unternehmen etablierten Prozessen umzusetzen.

Konkret sind dies u. a. die Beschaffung, die Instandhaltung, das Erfassen der Fortbildungsnachweise der Beschäftigten oder die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen.

Stets sind die dynamischen Prozesse hinsichtlich der Art und Weise der Durchführung sowie der zeitlichen und räumlichen Umsetzung „als gelebte Wahrheit“ im Unternehmen zu praktizieren und – soweit Veränderungen erforderlich werden – dem entsprechend anzupassen.

Dass das Vorhalten strukturierter Ablaufprozesse eine unternehmerische Kardinalpflicht ist, ergibt sich aus dem Ordnungswidrigkeitenrecht. Hiernach hat der Inhaber eines Unternehmens die Zielvorgabe (es darf nicht zu Pflichtverstößen innerhalb des Betriebs kommen) durch eine konkrete Umsetzungspflicht (die gehörige Aufsicht) zu gewährleisten.

Die gesetzliche Formulierung in §130 Abs.1 Satz 2 OWiG lautet:

„Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen gehören auch die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen.“

Literatur:

Buch Instandhaltungsverträge, Hartmut Hardt

VDI 2895 im Beuth Verlag erhältlich