VEFK in der Betriebsorganisation

Schnittstellen der VEFK mit anderen Unternehmensteilen

Die Verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK) trifft in einem Unternehmen die übergeordneten fachlichen Entscheidungen über alle wichtigen elektrotechnischen Themen. Diese Aufgabenstellung führt dazu, dass das Tätigkeitsfeld einer VEFK zwangsläufig Schnittstellen mit anderen Unternehmensbereichen – also etwa dem Einkauf oder der Instandhaltungsplanung – aufweist. Für eine sichere, rechtssichere und auch effiziente Betriebsorganisation ist es unabdingbar, für diese Schnittstellen Prozessabläufe und Verantwortlichkeiten festzulegen. Im folgenden Beitrag werden zunächst die Aufgaben einer VEFK erklärt und darauf aufbauend die Schnittstellen zu anderen Betriebsteilen dargestellt.

Stellung der Verantwortlichen Elektrofachkraft innerhalb der Betriebsorganisation

Eine verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK) ist eine „Person, die als Elektrofachkraft […] die Fach- und Aufsichtsverantwortung übernimmt und vom Unternehmer dafür beauftragt ist“ (DIN VDE 1000 -10).

Diese Fach- und Aufsichtsverantwortung bedeutet, dass die VEFK für die Auswahl und Kontrolle des ihr unterstellten Personals wie auch den eingesetzten Dienstleistern im Bereich der Elektrotechnik verantwortlich ist. Die VEFK ist hinsichtlich der Ausführung ihrer Aufgaben gegenüber disziplinarisch übergeordneten Personen fachlich weisungsfrei.

Die VEFK hat sowohl für die Einhaltung der allgemeinen Arbeitsschutzmaßnahmen zu sorgen als auch dafür, dass die Anforderungen aus dem elektrotechnischen Regelwerk und der geltenden Bestimmungen anderer Regelsetzer im gesamten Betrieb zwingend angewendet werden. Als VEFK trifft sie in Abstimmung mit der Geschäftsführung die übergeordneten fachlichen Entscheidungen über alle wichtigen Themen bzgl. Elektrosicherheit.

Definition der Schnittstellen der VEFK und anderen Unternehmensteilen

Die Stellung der VEFK innerhalb des Unternehmens führt dazu, dass die VEFK, was die Belange der Elektrosicherheit angeht, auch für andere Abteilungen bzw. Unternehmensteile zuständig ist. Diese umfassende Aufgabe muss organisiert werden. Zwischen der VEFK und den anderen Abteilungen und Unternehmensteilen müssen Vorgänge und Zuständigkeiten geregelt werden. Bei der Beschreibung dieser Schnittstellen sollten drei Fragen grundsätzlich geklärt werden:

Wer ist wofür verantwortlich?
Wer kontrolliert die Einhaltung der Vereinbarungen?
Wer koordiniert die Arbeiten?
Eine detaillierte Schnittstellendefinition inklusive einer genauen Ablaufregelung von Prozessen ist unabdingbar. Diese sollte auch die Zusammenarbeit mit anderen Firmen sowie anderen betrieblichen Einrichtungen auf dem Gelände regeln.

Diese schriftlich definierten Schnittstellen müssen in der betrieblichen Praxis umgesetzt und „gelebt“ werden.

Schnittstellen der VEFK zur Instandhaltungsplanung

In größeren Unternehmen sind Instandhaltungsplanung und Instandhaltungsausführung häufig getrennt. Für den Elektrobereich muss die VEFK mit der Instandhaltungsplanung abklären,

wer die Zeitvorgaben für die Überprüfungsintervalle vorgibt,
wer die Arbeitswerte für bestimmte Tätigkeiten festlegt,
wer die Arbeitsablauflisten für elektrotechnische Tätigkeiten erstellt.
Auch sollte die Verantwortliche Elektrofachkraft dafür sorgen, dass die Zeitvorgaben der Überprüfungsintervalle auf einer Gefährdungsbeurteilung basieren.

Schnittstellen der VEFK zum Personalbereich

Die VEFK hat mit ihrer Bestellung durch den Unternehmer auch die Auswahlverantwortung für die im elektrotechnischen Betreibsteil eingesetzten Mitarbeiter übernommen. Sie beurteilt, wer für welche Aufgabe geeignet ist. Kriterien sind dabei nicht nur die fachliche Qualifikation, sondern auch die persönliche und gesundheitliche Eignung (entsprechend § 7 ArbSchG). Diese Auswahlverantwortung der VEFK gilt auch für einen potenziellen neuen Mitarbeiter.

Wichtig für die Auswahl von geeignetem Personal ist, dass für die Beurteilung einer fachlichen Eignung die vorliegenden Berufsabschlüsse (etwa Gesellen- oder Meisterbrief) alleine nicht ausreichen. Ergänzend müssen – je nach Position – aktuelle Kenntnisse bzw. eine angemessene Berufserfahrung vorhanden sein (etwa bei der Einstellung einer befähigten Person nach TRBS 1203). Daher sollte bei der Suche nach neuem Personal die Verantwortliche Elektrofachkraft mit einbezogen werden.

Schnittstellen der VEFK zum Einkauf

Abteilungen, die für den Einkauf zuständig sind, und Verantwortliche Elektrofachkräfte haben eines gemeinsam: Sie sind für das gesamte Unternehmen zuständig. Schnittstellen zwischen VEFK und dem Einkaufsbereich ergeben sich bei der Beschaffung elektrischer Arbeitsmittel und Anlagen, von Dienstleistungen für den Elektrobereich und im Rahmen von Projekten.

Beschaffung elektrischer Arbeitsmittel und Anlagen

Eine VEFK übernimmt die Fach- und Aufsichtsverantwortung nicht nur für den elektrotechnischen Betriebsteil, sie ist vielmehr auch für die elektrischen Arbeitsmittel und elektrischen Anlagen mit zuständig, die in anderen Unternehmensteilen zum Einsatz kommen sollen. Eine VEFK muss somit dafür sorgen, dass nur solche Arbeitsmittel und Anlagen beschafft werden, die den Forderungen des staatlichen Arbeitsschutzes entsprechen. Dieser verlangt, dass den Beschäftigten bei der Arbeit nur sichere und für den Verwendungszweck geeignete Arbeitsmittel und Anlagen zur Verfügung gestellt werden.

Das klingt in der Theorie einfach, ist in der Praxis mitunter ein Problem. Das liegt an der Komplexität der Anforderungen und das nicht nur bei der Beschaffung größerer Arbeitsmittel wie etwa einer Spritzgussmaschine, auch schon der Kauf eines Leitungsrollers kann für einen elektrotechnischen Laien schwierig werden. Soll der Leitungsroller zum Beispiel für Gartenarbeiten eingesetzt werden, wäre einer mit dem Leitungstyp H07RN-F in der Schutzart IP54 geeignet. Dies entspricht Kategorie K2 nach DGUV Information 203-005 „Auswahl und Betrieb ortsveränderlicher elektrischer Arbeitsmittel nach Einsatzbedingungen“. Meist sind Vorschriften in dieser Detailtiefe im Bereich des Einkaufs nicht vorhanden.

Untaugliche Arbeitsmittel oder Anlagen erhöhen aber nicht nur das Gefährdungspotential für die Mitarbeiter. Ihre Beschaffung ist teurer. Sie müssen entweder durch geeignete ersetzt oder an betriebliche Anforderungen wie auch an die einzuhaltenden Vorgaben aus den unterschiedlichsten Regelwerken angepasst werden.

Beschaffungsrichtlinien aufstellen

Daher ist die VEFK in den Beschaffungsprozess einzubinden. Das würde aber bei der Fülle der einzukaufenden Artikel in einem großen Unternehmen einen größeren Teil der Arbeitszeit der VEFK kosten. Bei wiederkehrenden Produkten empfehlen sich daher Beschaffungsrichtlinien, die den Einkäufern eine Orientierung bieten.

Diese Beschaffungsrichtlinie sollte aus Sicht der VEFK  wichtige normativen Eigenschaften definieren und dem Stand der Technik entsprechen.
Für alle anderen zu beschaffenden elektrischen Arbeitsmittel und Anlagen müssen der Einkaufsbereich und die VEFK eine Regel treffen, bei der die VEFK frühzeitig in den Beschaffungsprozess eingebunden wird.

Externe Vergabe von Dienstleistungen für den Elektrobereich

Bei der externen Vergabe von Dienstleistungen im Bereich der Elektrotechnik kann der Einkäufer ohne Unterstützung durch die VEFK meist nicht beurteilen, ob

• die fachlichen Angaben im Angebot den gesetzlichen und normativen Vorgaben entsprechen,
• die angeführten Referenzen aussagekräftig sind oder
• die Qualifizierungsnachweise der Befähigungsbeurteilung der konkret zum Einsatz kommenden Personen ermöglichen.

So kommt es immer wieder vor, dass in Angeboten auf veraltete bzw. falsche Normen und Vorschriften Bezug genommen wird. Auch werden nicht unbedingt die Qualifizierungsnachweise angefordert, obwohl dies die Regelungen des Bürgerliches Gesetzbuches (BGB) §§ 278 und 831), die DGUV Information 203-071 (ehemals BGI/GUV-I 5190) Anhang 3 „Hinweise zur Auftragsvergabe“  und die DIN VDE 0105-100 Anhang NB „Vergabe von Unteraufträgen“  nahelegen.

Bei der externen Vergabe ist es zudem sinnvoll, sich Musterdokumente von Referenzprojekten anzuschauen und auch diese müssen fachgerecht beurteilt werden.

Schnittstellen der VEFK bei größeren Projekten oder Baumaßnahmen

Für größere Projekte oder Baumaßnahmen werden sowohl Produkte als auch Dienstleistungen eingekauft. Meist ist ihr Kostenvolumen und ihr zeitlicher Rahmen weiter gefasst und nachträgliche Anpassungen etwa an Vorgaben aus den unterschiedlichsten Regelwerken mit erheblichen Mehrkosten verbunden. Daher sollte ein Vertreter des Elektrobereichs von vornherein in das Projekt mit einbezogen werden und am Lasten- und Pflichtenheft mitarbeiten.

Diese Mitarbeit sollte alle Phasen von Projekten oder Baumaßnahmen umfassen, also Planung, Erstellung/Bau, Umbau und Betrieb von Maschinen und Anlagen. Für jede Phase muss eine klare Schnittstelle definiert werden. Wichtig ist dabei, dass auch während der Bau- bzw. Umbauphasen die Verantwortlichkeiten klar und deutlich geregelt sein müssen, beispielsweise durch schriftliche Übertragung der Anlagenbetreiberfunktion für definierte Projektabschnitte.

Schnittstellen der VEFK zur EDV-Abteilung

EDV-Abteilungen oder auch EDV-Dienstleister haben die Tendenz, relativ selbständig zu agieren. Oftmals werden nach Gesichtspunkten von Verschleiß, Innovationszyklen und IT-Sicherheit neue Computer, Bildschirme, also Arbeitsmittel, beschafft und den Beschäftigten ohne Prüfung, die teilweise als Sichtprüfung ausreichend ist, vor der ersten Inbetriebnahme zur Verfügung gestellt (im Widerspruch u. a. zur Betriebssicherheitsverordnung, der DGUV Vorschrift 3  oder der DGUV Information 203-071).

Als Arbeitsmittel unterliegen auch „Standard-EDV-Geräte“ und Server einer Verpflichtung zur wiederkehrenden Prüfung, deren Prüfintervalle über Gefährdungsbeurteilungen ermittelt werden müssen. Dieser Punkt wird häufig, begründet mit der geringen Gefährdung, die von diesen Arbeitsmitteln ausgeht, vernachlässigt.

Die EDV-Geräte müssen zudem ordnungsgemäß an das Versorgungsnetz angeschlossen und die Einhaltung der Abschaltbedingungen der vorgeschalteten Schutzeinrichtung sichergestellt werden, das betrifft etwa insbesondere Mehrfachsteckdosen, Verlängerungsleitungen, Netzteile, USV-Anlagen, Steckdosen in Bodentanks etc. Ein weiterer Aspekt, den die VEFK im Bereich der EDV zu beachten hat, ist die sichere Verlegung in Kabelkanälen, Schutzleisten oder sonstige Ordnungssystemen.

Die für den EDV-Bereich beschriebene Thematik ist – insbesondere beim Einsatz externer Dienstleister und geleaster Geräte – auch auf andere Bereiche übertragbar. Genannt seien hier durch Dienstleister bereitgestellte Kopiergeräte oder Getränke- und Lebensmittelautomaten. Siehe hierzu auch die Ausführungen des Länderausschuss für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik (LASI) – LV35: Leitlinien zur Betriebssicherheitsverordnung, Frage A 7.5

Prüfen darf nur, wer dazu befähigt ist. Eine solcherart befähigte Person ist nach § 2 Abs. 6 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) eine Person, die über die erforderlichen Kenntnisse verfügt. Die Technischen Regel Betriebssicherheit TRBS 1203 konkretisiert diese Vorgaben. So gilt als berufserfahren, wer praktisch mit den zu prüfenden Arbeitsmitteln oder vergleichbaren umgegangen ist und ihre Funktions- und Betriebsweise kennt (TRBS 1203, 2.2).

Dennoch kann eine EuP beim Prüfen eingesetzt werden (vgl. DGUV Information 203-071 (BGI/GUV-I 5190 von Feb 2012, Punkt 4 – Anforderungen an das Prüfpersonal). Sie arbeitet wie auch sonst immer unter Leitung und Aufsicht einer befähigten Person (siehe Beitrag „Unter Aufsicht und Leitung“). Diese bleibt verantwortlich:

• für die Prüfung und für die zur Anwendung kommenden Prüfschritte und Messverfahren,
• für die Bewertung der Messwerte und
• für die Dokumentation.

Das Prüfteam, dessen Bestandteil die EuP sein kann, besteht somit immer schon aus einer befähigten Person und einer EuP.