Wenn Sicherheit Hartnäckigkeit braucht: ein Praxisbericht aus meiner Tätigkeit als VEFK

Seit knapp zwei Jahren bin ich als externe Verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK) für zwei deutsche Standorte eines weltweit agierenden Logistikunternehmens tätig.

Eine besondere Herausforderung besteht dabei im Schnittstellenmanagement. Sämtliche Standorte in Deutschland werden zusätzlich durch einen Facility Management (FM) Dienstleister betreut. In der Praxis treffen damit unterschiedliche Verantwortlichkeiten, Prozesse und Interessen aufeinander. Genau an diesen Schnittstellen zeigt sich immer wieder, wie wichtig klare Zuständigkeiten und eine frühzeitige Einbindung der verantwortlichen Fachpersonen sind.

Ich vermute, dass viele VEFK genau diese Situation kennen: Ein Projekt ist bereits geplant, beauftragt oder sogar gestartet und die Verantwortliche Elektrofachkraft wird erst dann eingebunden, wenn wesentliche Entscheidungen längst getroffen wurden. Die fachliche Verantwortung bleibt trotzdem bestehen. Daraus entsteht häufig der Spagat zwischen betrieblicher Realität, wirtschaftlichem Druck und der eigenen Verantwortung für einen sicheren Betrieb.

Ein Projekt startet und ich erfahre davon kurz vor der Umsetzung

Mitte November, mitten in der sogenannten „Peak Zeit“, also der arbeitsintensivsten Phase des Logistikunternehmens, erhielt ich die Information, dass insgesamt 30 Verladerampen bis zum Jahresende ausgetauscht werden sollten. Die Arbeiten sollten bereits Ende November beginnen.

Der Auftrag war direkt durch das Logistikunternehmen vergeben worden. Planung und Koordination sollten über den FM-Dienstleister erfolgen, die eigentliche Ausführung übernahm ein namhafter Hersteller.

In meiner Funktion als VEFK war ich bis zu diesem Zeitpunkt weder in die Planung noch in die vorbereitenden Abstimmungen eingebunden worden.

Als ich hinzukam, war der Auftrag bereits vergeben, die Monteure waren für die letzten Abstimmungen vor Ort und auf Seiten des FM-Dienstleisters hatte zusätzlich ein Wechsel des Projektleiters stattgefunden.

Ich musste also mit einer Situation arbeiten, deren wesentliche Rahmenbedingungen bereits feststanden. Mein Einfluss auf die Planung war zu diesem Zeitpunkt begrenzt. Meine Verantwortung für die elektrotechnische Sicherheit bestand jedoch uneingeschränkt weiter.

Mein erster Kompromiss mit einer klaren Grenze

Im Kick-Off-Termin wurde vereinbart, pro Arbeitstag zwei Verladerampen auszutauschen. Aufgrund des Logistikbetriebs sollten diese jeweils am Abend wieder zur Verfügung stehen, da die Kernbetriebszeit in der Nacht liegt.

An diesem Punkt habe ich eine klare Forderung gestellt: Keine neue Verladerampe sollte ohne erfolgte und bestandene Erstprüfung in Betrieb genommen werden.

Für mich war entscheidend, dass den Mitarbeitenden ausschließlich geprüfte und sichere Arbeitsmittel beziehungsweise Maschinen zur Verfügung gestellt werden.

Gleichzeitig war mir bewusst, welchen technischen und organisatorischen Aufwand eine vollständige Prüfung von zwei Rampen pro Tag bedeutet. Deshalb habe ich an dieser Stelle einen praktikablen Kompromiss zugelassen.

Für die unmittelbare Wiederinbetriebnahme sollte zunächst eine mündliche Bestätigung über die erfolgreich durchgeführte Erstprüfung ausreichen. Die vollständige Auswertung sowie die Prüf- und Anlagendokumentation sollten innerhalb von zwei Werktagen nachgereicht werden.

Damit bin ich den betrieblichen Anforderungen bereits deutlich entgegengekommen. Die grundsätzliche Forderung nach einem belastbaren Nachweis des sicheren Zustands blieb für mich jedoch bestehen.

Wie ging es weiter?Rückblickend hätte sich ein erheblicher Teil dieses Aufwands vermeiden lassen.

Wäre ich als VEFK bereits in den Bestell- und Planungsprozess eingebunden worden, hätten die erforderlichen Prüfungen, Nachweise und Dokumentationen von Beginn an Bestandteil des Auftrags sein können. Ebenso hätten klare Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und schriftlich fixierte Vereinbarungen viele spätere Diskussionen verhindert.

Und vermutlich ist genau das eine Erfahrung, die viele VEFK aus ihrem eigenen Arbeitsalltag kennen. Man wird zu spät eingebunden, soll eine bereits geschaffene Situation fachlich bewerten und steht anschließend in der Verantwortung, obwohl zentrale Entscheidungen ohne die eigene Beteiligung getroffen wurden.

Für mich persönlich war dieses Projekt deshalb ein sehr anschauliches Beispiel dafür, was die Rolle einer VEFK in der Praxis bedeuten kann.

Ich musste mehrfach Kompromisse ermöglichen, weil ich die betrieblichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des Auftraggebers berücksichtigen musste. Gleichzeitig durfte ich mein eigentliches Ziel nie aus den Augen verlieren: den nachweislich sicheren Betrieb der Anlagen und den Schutz der Mitarbeitenden.

Mein wesentliches Fazit aus diesem Projekt ist deshalb klar:

Eine frühzeitige Einbindung der VEFK kostet im Projekt zunächst vielleicht etwas Abstimmungszeit. Eine zu späte Einbindung kann dagegen Monate kosten.

Und vielleicht ist genau das die Botschaft, in der sich viele Kolleginnen und Kollegen in der Funktion als VEFK wiederfinden: Sicherheit entsteht manchmal erst durch konsequentes Nachfragen, das fortlaufende Nachhalten offener Punkte und die Bereitschaft, klare Konsequenzen anzusprechen.

Hartnäckigkeit ist in solchen Situationen ein wichtiger Teil unserer Verantwortung.